うずまくカオスタスクの整理整頓術¶

URL: https://www.youtube.com/watch?v=XQ3ZeP8zi0o
文字起こし日: 2026-02-24 03:04

内容概要¶

タスクの整理整頓には、まずタスクを可視化することが重要
タスクは個人のものというイメージがあるが、チームで連帯責任として進めていくことが重要
製造業のように、ボトルネックが見たらわかるように可視化していくと、ピンポイントでフォローでき成果を上げられる
企業が抱える総タスクは1日に1,200を超える
タスク管理は段取り力から。段取り力をキーワードにタスク管理について考える
タスク管理ではタスクを忘れることも重要。忘れてもいい状態を作ることが大事
タスクを整理するステップは、把握する、見極める、整理する、更新する、選択すると大きく5つ
チームでタスクを共有することで、タスク遅延の原因を特定しやすく、感情論になりにくい
上司との1on1もタスクを潰していくという考えで進める
タスクをベースにコミュニケーションを取ると、認識のずれがなくなる

文字起こし¶

はい、皆さんこんにちは。ピボットの竹下です。今日のAndトークは、え、プレスリリースの配信サイトを運営するPR TIMESとのスポンサードでお送りします。テーマはうずまくカオスタスクの整理整頓術ということで、ピボットもですね、私1日に6本の動画を撮る時もあるんですけども、タスクがカオス状態で、まさにどうやったらいいのかっていうのを聞いていきたいなと思うんですが、ゲストにお呼びしてるのはPR TIMESが運営するタスクプロジェクト管理ツール「Jooto」の事業部長山田晋輔さんです。お願いします。はい、お願いします。 PR TIMESさんがこんなビジネスやってるんですね。そうですね。 Jooto、これはどんなツールなんですかね。これはですね、あの簡単に誰でも、あのタスクプロジェクトの管理ができるというツールです。はい。いや、ちょっと是非自分も使ってみたいなと思うんですが、あのタスク管理は本当にビジネスパーソンの、まあど真ん中のテーマなんで今日いろんなこと聞きたいんですけど3つに分けました。トークテーマ1として、企業の総タスクは1日に1200丁、1200以上あると。ま、これ多分調査されてると思うので、その実態。で、トークテーマ2つ目として、タスク管理は段取り力からということで段取り力をキーワードにタスク管理について聞いていきたいと思います。で、3つ目は、タスクは忘れることが重要ということで、なかなか深い言葉なんで聞いていきたいんですが。まず、もういきなり気になっちゃうのがトークテーマ1。1日に1200のタスクがあるんですか普通の会社って。そうなんです。はい。ちなみにあの竹下さんで、どういうふうにタスク管理されてますか。タスク管理はしてないですね。もう毎日起きたらなんか思いついたことやってます。すごくですね。てかもうありすぎてしまって、もうスタジオに行かないといけない台本をチェックしなきゃいけないみたいな感じでもう一応なんかバレットジャーナルっていう仕組みを取り入れていて、こういうバレットポイントって言うか過剰書きにして1日バーって書くんですよ。でどんどん消していくみたいなことやってます。え、それってちなみにじゃあ書くの漏れちゃった時って、あの忘れてる忘れてってどうなるんですか。誰かがリワインドされて気づくみたいなことなんですか。いや、もう自己嫌悪に陥りますね。自分はなんてダメなんだろうってことをも思って。ま、でも確かに。そうですよね。でも実際そういう方々が多いですし、私もあのこのツールでも管理してますけど、まそういう時もあります。でも1200ってすごい調査をされてそうなったってことですか。そうですね。あの調査をしました。あの、我々ですね、PR TIMESで社内でも使ってます。で我々ですね、あのPR TIMESが100人の頃だった頃の、あのタスクを調べて1日のタスクですね。調べたらですね、こちらの数にあるように1283タスク、あのもう豊富だった。はい。ですので、あの1283というのが100人企業で生まれてると。すごいですね。もっとある気がしますけどね。そうですね。多分仕事に関わらないような、例えばなんか市役所に行くとか、あの誰かに連絡するとか。そういうのあるかもしれないですね。いやあ、面白いですね。でもこんだけあるとすると、あのまあ企業規模がじゃあ10倍になったら単純にどんどん増えていくってことなんで、もう全企業がもうこの1000とか2000のタスクに追われてるって事なんですか。そうですね。あのこれ多いように見えますけど、例えば1人あたりにすると1日10個ですよね。ただそれ重なると1人あたりで20日あるとすると200個、で企業で100人だったらそれはもう2万個とかになりますと。なので、大事なのがおっしゃる通りなんですけど、なんかそのちゃんと効果があるような、あのタスクを進めていく。で、要はだいたい進めにくいものって塩漬けしちゃってやんないことが多いんで、あのちゃんと大事なもので、あ、ちょっと見たくないなとか、止めてんなってやつをいかに進めるかが大事ですね。なるほど。どうやってそのやりたくないなとか重要度かとかいろんなタスク、私も過剰書きで書くんですけど、その優劣がわかんないと言うか、見たくないのもあるし、なんかやりやすいのからやっちゃったりするんですけど。そうですね。大体あのそう言う感で、それもちろん個人差があるんですけど、ま大体はやっぱりですね。起立が決まって、やらないとやっぱりやらないので、起立をちゃんと決めますと。で起立に決めて、えっとやること。で、それを、あの報告するなり、あの何か何かしらアウトプットするっていうようなことを決めて、そこで進捗が済んでんのか進んでないのかっていうのをちゃんと、あの自分だけじゃなくて他の人と共有するっていうのが大事ですね。なるほど。あとすごいこれJootoさんが作ったすごい良い図があるんですけど、ま、まさにこれをもとにこの管理ツールJootoが。一般的にもすごい使える図だなと思ったんですが、これなんかどんな図か聞いてもいいですか。ありがとうございます。これはですね、そんなに難しいこと言ってるわけじゃなくて、ま段取りって言うのをJootoってのは期待したいなと思ってるんですよね。あのそれはあのビジネスパーソン、あの全般的に期待たいと思ってるし私も期待たいと思ってるよ。で仕事の進め方って難しいもの難しいんですけど、すごく分解して考えると、結局あのさっき言ってたような、1本目をまず決める。いつまでにやるんですかと。何にしますかと。でそれを、見えるようにして、やってんのかやってないのかと。でそれをですね。そうすると見えたら、あ、やってないな、やらなきゃ。って言う話になるので、ま進捗が見えるとやっぱりこうやるのかやらないのかって話が顔色が変わってくると思う。そうすると仕事が進むんで、で仕事が進んでいくと、いつが完了するので、で完了すると成果になる。その成果になると、また仕事頑張ろうって言う風に思うわけですよね。この1本目が難しいんですよ。そうですよね。どうしたらいいんですか。まずですね、あの書いて。で、あの個人でやっぱやると、タスクって、あのもうやんないものって蓋しちゃいたくなるので、強制力をやっぱ持たせないとできないので、まあ自分でTo Doで書いたものを他の人とちゃんと共有して、でそこで指摘をもらえるような環境を作ったりとか話す環境を、強制的に作るのが大事です。いや、結構そこは深いですね。やっぱりタスクって個人のものってイメージがあるんですけどそうじゃないってことなんですね。そうなんですよね。やっぱりチームで何か進めていく仕事が多いので、個人で進めるというよりは連帯責任で進めていくっていうような感じの考え方が大事ですね。なるほど。じゃあタスクをシェアしてったりとか共有していくってことがポイントですかね。そうですね。ただタスクのシェアってのがやっぱりできるツールがなかったりとか考え方としてやっぱ個人でするものっていうイメージが未だ未だ強いので、そこをJootoは変えていきたいなと思ってるんです。なるほど。あの私もいろんなツール試したんですけど、なんかしっくり来なくて、今にして思えば、個人にフォーカスしてたツールが多い気がしますね。そうですね。先程の仰ってますけど、書いて消すみたいな話やると、ま自分がやってるかやってないかわかんなくなんですけど。まそれ、他の人が自分がやんないと他の人が進めないって話になったら、もうそれはやっぱりやろうって話になるし、やらざるえないので、優先順位がつくんです。なるほど。確かにチームだとじゃあこの人は困ってるからとかすごい求められてるっていうのが分かりますよね。で、自然とこれ大事だとか、これはちょっと後回しでもいいみたいな。なるほどです。あーすごい良いですね。その上でですね、ちょっとテーマ2に行きたいんですが。今、やっぱり段取り力ってのがすごいキーワードだなと思ったんですが。テーマ2、タスク管理は段取り力からって事で、これ私のカレンダーじゃないんですけど、みんな今こんな感じだと思うんですよ。もうまさにピボットの視聴者さん、そうじゃないかな。そうですね。あのやっぱりみんなこういう思想的リソース。時間的にリソースが逼迫してるみたいな状況ですかね。そうですね。やっぱりあの私たちお話してて、あのやっぱり意思決定するような方々っていうのが、やっぱりコロナ。のやっぱり配信もあって、皆さんオンラインで仕事できるな。移動時間がなくなって、その移動時間が無くなったとして何をするかって言うと、オンラインミーティングが入るんですよ。で、オンラインミーティングが入ってる間に、あのチャットツールっていうのが、あの、まあやっぱりそのビデオえっとミーティングツールとチャットツールってのが基本的に、ベースになってきたので、その間にもたくさんチャットで来ると。ただ、意思決定もこうしましょうみたいな話とかってその場で同時にやらないといけないっていうもの、それが複数回走るので、本当にコロナ禍をきっかけにすごくもっと量が増えちゃったって感じですね。いや、あの、ミーティングとミーティングの合間が無くなりましたよねコロナで。もう移動も無くなったので。うーん、なるほど。で、タスクの実行率が上がると、ま、どんな風に成果が上がっていくのかちょっとグラフを用意したんですけど、これちょっと説明して貰ってもいいですかね。はい。これなんですけど、あの皆さん、あの、聞かれてる方々なんとなく思い浮かべて欲しいんですね。えっとこれやりましょう。って言った時に、あ、やってないな、みたいな感じとか言うのをもう言えなくて、で、ああ、もうこれこんだけ過ぎちゃったからもういいか、っていうので、実際やらなかったものみたいなのってありませんかね？竹下さんとこありませんか？ありますね。はい。ちょっとスルーしますね。はい。気づいてないフリをする。ですので、私もまあ実際あったりもするんですけど、そこを気づいて、まあちゃんとできてないんだったらいつまでにやるのかっていうのを足切り直して、で、自分でできないんだったら周りでフォローするっていう話をすると、ここに書いてるんですけど、結局今って何かをやればすぐ結果が出るみたいな話って、あんまりないような。わかりやすい仕事だったらいいんですけど、皆さん今聞かれてる方とか多分そんなに、あの簡単な仕事じゃないと言うか複雑に絡み合ってるんじゃないですか。いや、そうなんですね。すぐ結果出ないっすね。ですので、あの数、やった数っていうのが、あの多ければ多いほど確率がやっぱり上がってくると、検証ができるんですよね。次にむけて。なので数が増えるんで、成果が上がりやすくなる。そんなイメージですね。なるほど。そうか。その、ま打席に立つ回数が増えるわけですもんね。はい。なるほど。で、スピードも結構大事なポイントなんですかね。そうですね。あの、これはですね、あのさっきの率を上げていくって話もそうなんですけど、あの、ただ単に率を上げるだけでなくてですね、あの、その期間って言うのを決めて、その中でどれぐらいの数ができるかっていうのもきちんと測っておいて、結局自分がどれぐらいの数を、えっとどれぐらいのものが今できるのかっていう力量を把握しておくって言うのが結構大事で、力量が分かると大事なものを進めていこうっていう判断ができるんですけど、力量がわかってないと全部やりますって言ってて結局全部やれないみたいな話になっちゃったりとか、中途半端なものが増えると成果に繋がらないと。そんなイメージなのでできる範囲とキャパシティを理解した上で、あのスピード上げてってそうすると1個1個できることのスピードって何回も練習すると、あのできるようになるので、そうすると他のあの仕事も増え尽くせて、結果的に1つあたりのスピードが上がってくるっていうイメージです。あのま、実行率上げてスピードを上げるためには、ここもやっぱり段取り力が大事なんですかね。はい。段取り力が大事ですね。1人で完結する仕事ってやはり、あのほとんどないかなと言う風に思ってます。えっと1つですね。あのこちらに、出してあるんですが、なんで大事かって言う話なんですけど、最初に段取りでここまでやろうっていう全体感を抱いておいて、で実際にいろんなプロジェクトとか、タスクとかで、やった数、みたいな感じとあと実際にその効果っていうのをこう表した図なんですが、やったことを振り返って次修正しようってことは結構やられてるんですけど、最初に決めた段取りがどれぐらい実行されたかとか、実際やってないものも含めて見ないと効果にはつながらないような。あの仕事ばっかりを改善してる可能性があると。あー確かにこれやったことばっかりをミーティングで振り返ってる気がしますね。それじゃダメなんですね。そうなんです。これあんまりみんなできてないですよね。僕も実際できてるかと問われるとなかなかできてないこともあるので、あの、まあこう言うものはなんでできるかって言うと書いてあるんで、言わなくても見えると。なるほど。あ、まさにここもやっぱりシェアが大事と。段取りをして、ま、やろうと思ったこと。で、その中でやれなかった事も振り返って、でどんどんPDCを回していくっていうイメージですね。なこう言うことうまくいくコツってありますか。そうですね。あのコツなんですけど、これはあの、人に合わせて変えないといけないと思ってます。ただ1つ、あの、ご紹介をします。えっとこれあのGTDっていう考え方、はい。GTDって、あの生産性の向上だったりします。で何かと言うと、あの生産性を下げるっていうのが、その先程の情報が多すぎる。オーバーフローしてるっていう話と、あと初動が遅れる。ので、何がどうすれば良いかって言う風にやってないけどなんとなく考えちゃう時間が増える。って話とやってる時に違うことを思い浮かんでしまって、そのスピードが上がらずに集中力が途絶える。ので、ただただ続けちゃうので集中したら10分で終わるのにダラダラ続けて2時間とかかかっちゃうとか。そう言うような。それもですね、あの解決していくっていうメソッドだったりします。はい。はい。Getting things doneの略なんですね。そうです。そうなんです。はい。で、それをちゃんと、あの分けるとですね、ステップで言うと5つあって、1つ目が把握する。2つ目が見極める。3つ目が整理する。4つ目が更新する。で5つ目が選択すると、言うようなものです。これ例えばって話の中で、あのTo Doみたいな感じのものだったりとか、1番左側To Doになってて、で今日やるみたいな話とか、メールするとかPCで作業するとか、これ色で分かれてるんですね。色も変えられます。これ例えばなんですけど、To Doって言うのは、書き出したタスクを置いてく場所。で今日はやるって言うのは、いつやるかって話ですね。て話で選択するって言うので選んだタスクを置く場所。でメール電話するって言うのは、メールや電話で連絡するタスクを置いてく場所。つまり自分だけで終わらないようなものですね。はい。で次にPCで作業するって話で言うと、あの作業系の仕事って意外に切り出さないと、あのいつ作ろうかって言うので、自分の力量で作業っていうのがどれぐらいかかるかってのはちゃんと置いとかないとどこに当てはまるかってスケジュールカレンダーできないので、話なのあと意外に外出して作業するっていうのも作っていて、これはですね例えばカフェとかで10分とか15分とか時間があった時に何やるかっていうので意外にちょっと漫画になったりとか、いや、よく僕漫画読んでますね。その時にちょっとだけ時間かった時にできたものっていうのを整備したりとか、あとは連絡待ちって話であの連絡しますね。って言われてる時って言うのはあの誰から何の連絡を待ってるかって話の、あの整理がないと忘れちゃってて、あれ気づいたら、あれ？あれ？大丈夫ですかって話になってしまうんで、連絡待ちで来なかった時にこっちから連絡する時のようにもそれを作っちゃうって話。あーこの連絡待ちのリストはすごく良いですね。あとは近いうちにやると言うのといずれやるって言う感じ。なので、あの近いうちにやるって言うのは、さっき言ってたみたいに選択する時に今日やるものと、ま、明日以降にやるものっていうのは分けて置くわけですよね。で、最後にいつかやるって話はま重要度は高いけど緊急度が高くないようなものですのでね。そうですよね。ただあの本当に忘れてしまうと、やらないので困るじゃないですか。なので、忘れても良い状態を作っておくって言うのが大事なんですよね。それどうやってやったら良いんですか？まずは、あの書いておく。っていう感じで、で、見える場所においておいて書き出しておくっていうのとそれを共有するって言う話が大事ですね。そこポイントですね。で、共有すると、やっぱりこういつまでに何をしないといけないのか？後は色んな人が認識できるので、手伝ってくれるので自分が出来てなくてもこのタスクの件なんだけど、こう言う風にやってくれないかって言う説明する説明コストも下がるし、後は確認して理解するコストも下がるんで、あの理解がずれないんですよね。であとはさっきの通知が来るんで、通知が来ればやれば良い。って言う風に思うと、すごく良いですよね。ああ、それ安心ですね。通知が来てないってことは今じゃないってわかるし。来たらすぐやればいいし。後誰かに頼む時もあれやっといてって言うよりも、この、じゃあJootoを使ってるとしたら、このセクションにある赤色の電話の件なんだけどちょっと代わりに電話かけといてくれない？みたいな言うってことですよね。そうですね。あとはそれ見て、私やっときますよ。って言えるって話。そっか。助けに来てくれる人が。そうですよ。そうですよ。そうです。